Thời gian là một món quà vô giá, tuy nhiên mỗi người sẽ có cách cảm nhận về thời gian khác nhau và điều khác biệt chính là cách thức mọi người sử dụng món quà ấy. Những ai biết kiểm soát thời gian sẽ cảm nhận được từng khoảnh khắc ý nghĩa của cuộc sống. Ngược lại, những ai thiếu kỹ năng quản lí thời gian sẽ cảm thấy cuộc sống của mình thật bận rộn và tất bật với biết bao công việc và nhiệm vụ cần phải thực hiện. Vì vậy quản lí thời gian là một kỹ năng thiết yếu để bạn phát triển và gặt hái nhiều thành quả vượt bậc trong sự nghiệp của mình.
Trong cuốn sách “Eat that frog”, Brian Tracy (chủ tịch Công ty Brian Tracy International và là một diễn giả tạo động lực nổi tiếng tại Mỹ và thế giới) đã chia sẻ 20 nguyên tắc thiết thực giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân. Cuốn sách này cũng đã được xuất bản tại Việt Nam bởi First News với tên “Để hiệu quả trong công việc”, bạn có thể tìm đọc để nghiên cứu kỹ hơn nhé.
Đây là phần tổng hợp 20 bí quyết đó, giúp bạn chiến thắng tâm lý trì trệ, ngần ngại để hoàn thành được nhiều công việc hơn.
Kỹ năng mềm – 20 bí quyết giúp bạn làm việc hiệu quả và có năng suất hơn
1. Xác định mục tiêu
Nhận định chính xác và cụ thể mục tiêu của bạn. Bạn hãy viết ra giấy tất cả các mục tiêu đó trước khi bắt tay thực hiện.
Xem thêm 7 Bước Hoạch Định Và Hoàn Thành Mục Tiêu
2. Lập kế hoạch làm việc
Mỗi một phút bạn đầu tư cho việc lên kế hoạch hàng ngày có thể tiết kiệm cho bạn từ 5 đến 10 phút khi bạn tiến hành công việc trên thực tế.
3. Vận dụng quy tắc 80/20
20% hoạt động có thể tạo ra đến 80% thành quả, vì vậy bạn hãy tập trung mọi khả năng vào 20% hoạt động đó.
4. Tiên liệu kết quả cuối cùng
Nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất là những gì có thể ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ nhất, cả tích cực lẫn tiêu cực, đến cuộc đời và sự nghiệp của bạn sau này.
5. Xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp
Bạn không có đủ thời gian để thực hiện mọi việc, nên bạn cần phải cân nhắc để tạm gác lại những công việc ít quan trọng và tập trung hơn vào những việc thực sự có ích cho tương lai của bạn sau này.
6. Xác định mức độ ưu tiên
Trước khi bắt đầu thực thi các nhiệm vụ trong danh sách, bạn hãy dành ít phút để sắp xếp các phần việc đó theo trình tự ưu tiên về giá trị cũng như tính cấp thiết của mỗi công việc.
Xem thêm bài viết Xác Định Mức Độ Ưu Tiên Trong Công Việc Bằng Phương Pháp ABCDE
7. Tập trung vào những lĩnh vực trọng yếu
Nếu muốn hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, hãy lựa chọn và xác định các lĩnh vực mà bạn phải tinh thông, hiểu biết, sau đó dành thời gian để nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực đó.
8. Ưu tiên cho 3 việc quan trọng nhất
Bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc mà bạn muốn làm, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để thực hiện những công việc quan trọng nhất.
9. Chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt tay thực hiện
Sự chuẩn bị chi tiết và kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào việc sẽ giúp bạn tránh được tình trạng làm việc kém hiệu quả.
10. Thực hiện công việc theo từng bước
Bạn có thể thực hiện những công việc lớn lao nhất và phức tạp nhất nếu bạn kiên nhẫn hoàn thành những việc nhỏ.
11. Cải thiện kỹ năng chuyên môn
Kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp của bạn càng cao thì khả năng thực hiện và hoàn tất công việc của bạn càng nhanh chóng và hiệu quả.
12. Phát huy những khả năng đặc biệt
Hãy xác định xem đâu là khả năng bạn thật sự thông thạo hoặc có khả năng thông thạo sau đó nỗ lực phát huy và tập trung chuyên sâu vào những khả năng đó.
13. Xác định những trở ngại chính yếu
Bạn hãy tìm hiểu để xác định những trở ngại, chủ quan lẫn khách quan, đang kìm hãm tốc độ làm việc của bạn, sau đó tập trung mọi cố gắng để vượt qua những rào cản đó.
14. Tạo áp lực cho bản thân
Khi thực hiện công việc, hãy tự giới hạn bản thân vào một thời hạn cụ thể và mang tính cấp bách. Điều này sẽ giúp bạn phát huy tối đa năng lực nhằm hoàn thành công việc đúng thời hạn.
15. Kiểm soát nguồn năng lượng của bản thân
Bạn thử tìm hiểu xem khoảng thời gian nào là lúc năng lượng trí óc và thể chất của bạn được phát huy cao nhất, từ đó sắp xếp sao cho các mục tiêu quan trọng, cấp thiết của bạn được thực hiện trong khoảng thời gian này. Bên cạnh đó, bạn nên phân bổ thời gian nghỉ ngơi hợp lý để có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
16. Tạo động lực thúc đẩy bản thân hành động
Hãy là người cổ vũ cho chính mình. Trong mọi tình huống, bạn đều phải tìm kiếm những khía cạnh tích cực. Khi gặp khó khăn, bạn nên tập trung vào tìm kiếm các giải pháp, thay vì cứ mãi băn khoăn về những trở ngại trước mắt. Hãy luôn là người lạc quan và chủ động trong cuộc sống của mình.
17. Không phụ thuộc quá mức vào công nghệ hiện đại
Hãy để công nghệ hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp, truyền đạt thông tin hay xử lý công việc. Đừng để bạn bị biến thành “nô lệ” của công nghệ mà hãy cố gắng kiểm soát và dừng lại đúng lúc.
18. Chia nhỏ công việc
Sau khi phân chia nhiệm vụ lớn và phức tạp thành nhiều phần việc nhỏ hơn, bạn hãy bắt đầu toàn bộ nhiệm vụ lớn đó bằng cách tiến hành từng phần việc nhỏ.
19. Xây dựng ý thức khẩn trương
Hãy tập thói quen thao tác nhanh chóng những mục tiêu quan trọng và xây dựng cho mình hình ảnh một con người năng động và làm việc hiệu quả.
20. Chuyên tâm với từng công việc
Bạn hãy đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và nhanh chóng bắt tay thực hiện mục tiêu quan trọng nhất, sau đó hãy nghiêm túc làm việc không ngừng nghỉ cho đến khi công việc được hoàn thành trọn vẹn. Đây chính là phương pháp hữu hiệu để làm việc hiệu quả và phát huy tối đa năng suất lao động cá nhân.
Chìa khoá của thành công là hành động. Bạn hãy bắt tay ngay vào việc học hỏi và vận dụng những nguyên tắc này vào cuộc sống cũng như công việc kinh doanh. Kết quả đạt được luôn tương xứng với những nỗ lực không ngừng của bạn.
Ghi rõ nguồn ima.edu.vn khi trích dẫn bài viết này
Xem thêm bài viết 9 Kỹ Năng “Mềm” Để Thành Công
