Bạn có thấy mình luôn bận rộn nhưng đội nhóm lại rơi vào tình trạng lộn xộn? Nhiệm vụ bị bỏ ngỏ, công việc đùn đẩy và hiệu suất dậm chân tại chỗ. Thực tế, lãnh đạo một đội nhóm không phải là “làm việc hết mình” mà là “sử dụng đúng phương pháp để cả nhóm cùng nhau vận hành hiệu quả”.
Sau đây là 6 phương pháp quản lý đơn giản, trực tiếp và dễ áp dụng đã được chứng minh hiệu quả tại hàng ngàn công ty. Học cách áp dụng chúng sẽ giúp tăng gấp đôi hiệu suất của đội nhóm, đồng thời giúp bạn thoát khỏi gánh nặng của những công việc vụn vặt.
1. Phân Tích Mục Tiêu: Cho Mọi Người Biết Cần Nỗ Lực Vào Đâu
Một đội nhóm không có định hướng giống như một con tàu không có la bàn. Không có mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ chỉ bận rộn mà không mang lại kết quả, hoặc thậm chí là không làm gì cả.
- Cách thực hiện:
- Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các phần nhỏ: Thay vì chỉ giao mục tiêu chung “bán 1 triệu sản phẩm trong tháng này”, hãy chia nhỏ thành mục tiêu cụ thể cho từng người, ví dụ: “Mỗi nhân viên bán hàng cần bán bao nhiêu sản phẩm mỗi ngày?”.
- Thêm “3 yếu tố” vào mỗi nhiệm vụ nhỏ:
- Nhiệm vụ cụ thể: (Ví dụ: “Gặp 3 khách hàng mới và theo dõi 2 khách hàng cũ.”)
- Tiêu chuẩn: (Ví dụ: “Khách hàng mới phải có nhu cầu rõ ràng, khách hàng cũ phải được khuyến khích mua lại.”)
- Thời gian: (Ví dụ: “Báo cáo kết quả trước cuối ngày.”)
- Lỗi thường gặp:
- Chỉ nói “bạn nên làm việc chăm chỉ” mà không nói “cụ thể phải làm gì”.
- Đặt mục tiêu quá cao khiến nhân viên nản chí ngay từ đầu.
- Hiệu quả: Khi mục tiêu được chia nhỏ rõ ràng, nhân viên sẽ không còn phải đoán ý sếp. Họ biết chính xác “ba việc này phải hoàn thành ngay hôm nay,” giúp hiệu suất tăng ít nhất 40%.
2. Khóa Trách Nhiệm: Tránh Tình Trạng “Ba Thầy Tu Không Có Nước Uống”
Khi nói “hãy cùng nhau làm việc này”, thường thì chẳng ai thực sự làm cả. Luôn cần có một người chịu trách nhiệm 100% về kết quả.
- Cách thực hiện:
- Chỉ định một “người chịu trách nhiệm chính” cho mỗi vấn đề: Khi giao việc, hãy nói rõ: “Tiểu Vương chịu trách nhiệm chính cho việc này, với sự hợp tác của Tiểu Lý.” Mọi vấn đề hay phần thưởng đều sẽ được xử lý qua Tiểu Vương trước.
- Trao quyền quyết định cuối cùng cho người phụ trách: Ví dụ, nếu Tiểu Vương phụ trách khách hàng, anh ấy được phép “tự quyết định mức giảm giá dưới 3 triệu đồng” mà không cần phải xin phép cho từng khoản nhỏ.
- Ghi lại bằng văn bản: Gửi tin nhắn hoặc email, ghi rõ “nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn” và yêu cầu người đó xác nhận “đã nhận”. Điều này tránh được lời bào chữa “tôi không biết”.
- Lỗi thường gặp:
- Lãnh đạo đóng vai trò “người trung gian”: chuyển nhiệm vụ từ cấp trên xuống cấp dưới mà không làm rõ trách nhiệm.
- Khi có sự cố, đổ lỗi cho nhân viên trước khi xem xét lại việc phân công nhiệm vụ của chính mình.
3. Đơn Giản Hóa Quy Trình: Đừng Để “Quy Tắc” Giết Chết Hiệu Quả
Nhiều đội nhóm không hề lười biếng, họ chỉ lãng phí thời gian vào việc “điền biểu mẫu, chờ phê duyệt”. Quy trình càng phức tạp, nhân viên càng nản lòng.
- Cách thực hiện:
- Vẽ biểu đồ quy trình: Đối với các quy trình thường xuyên như “Xử lý khiếu nại khách hàng”, hãy vẽ một sơ đồ đơn giản:
- Khiếu nại khách hàng → Nhân viên chăm sóc khách hàng (phản hồi trong 1 giờ).
- Không giải quyết được → Giám sát viên (giải quyết trong 2 giờ).
- Cần bồi thường → Quản lý (phê duyệt ngay trong ngày).
- Loại bỏ các bước không cần thiết: Chẳng hạn, thay vì “hoàn tiền phải có chữ ký của 3 người,” hãy đổi thành “đối với khoản hoàn tiền dưới 500 nghìn, chỉ cần chữ ký của giám sát viên.”
- Làm rõ người cần liên hệ: Lập một “danh sách liên hệ” ghi rõ “Khi máy tính hỏng, tìm Tiểu Trương; Khi có vấn đề về hợp đồng, tìm Tiểu Trần ở phòng pháp chế.”
- Vẽ biểu đồ quy trình: Đối với các quy trình thường xuyên như “Xử lý khiếu nại khách hàng”, hãy vẽ một sơ đồ đơn giản:
- Lỗi thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa “phức tạp” và “chuyên nghiệp”: tạo ra các quy trình rườm rà.
- Khi nhân viên cũ nghỉ việc, quy trình bị phá vỡ vì không ai biết phải liên hệ với ai.
- Hiệu quả: Khi quy trình được đơn giản hóa, thời gian lãng phí vào “giao tiếp và chờ đợi” giảm tới 60%, giúp nhân viên có nhiều năng lượng hơn để làm công việc chính.
4. Phản Hồi Kịp Thời: Khen chê đúng lúc, đúng chỗ
Nhân viên sợ nhất là “làm việc không công”: làm tốt không được khen, làm sai không được chỉ ra. Ai còn muốn làm việc chăm chỉ sau một thời gian dài như vậy?
- Cách thực hiện:
- Dành 5 phút mỗi ngày để kiểm tra tiến độ: Tổ chức một cuộc họp ngắn vào đầu hoặc cuối ngày để mọi người báo cáo “hôm nay đã làm gì và có gặp khó khăn gì không.”
- Khen ngợi ngay lập tức: Khi nhân viên làm tốt, hãy khen ngay trong ngày và đi vào chi tiết: “Hôm nay bạn đàm phán với khách hàng rất tốt, đặc biệt là câu ‘Để tôi tính toán giúp bạn,’ rất thuyết phục.”
- Chỉ ra lỗi sai ngay lập tức: Đừng chờ đợi hay kìm nén. Hãy nói thẳng: “Điều này sai vì bạn chưa xem xét nhu cầu của khách hàng. Lần sau hãy hỏi rõ trước khi làm.” Chỉ ra phương pháp đúng sẽ giúp họ tiến bộ.
- Lỗi thường gặp:
- Lãnh đạo “im lặng”: làm tốt thì không nói, làm sai thì kìm nén rồi bùng nổ.
- Chỉ nhìn vào kết quả: chỉ trích nhân viên khi họ không hoàn thành nhiệm vụ mà không hỏi “họ có gặp khó khăn gì không.”
- Hiệu quả: Phản hồi kịp thời giúp nhân viên hiểu cách làm việc đúng đắn, từ đó khuyến khích họ làm việc chăm chỉ hơn cho lần sau.
5. Khích Lệ Đa Dạng: Không Dùng Một Cách Để Thúc Đẩy Mọi Người
Động lực không chỉ là “cho tiền.” Có người muốn tiền, người muốn danh tiếng, người muốn học hỏi. Nếu dùng sai cách, ngay cả khi tốn tiền cũng không mang lại hiệu quả.
- Cách thực hiện:
- Với người cần tiền: Cung cấp các lợi ích hữu hình như tiền thưởng, hoa hồng.
- Với người trọng danh dự: Công khai công nhận thành tích của họ. Ví dụ: “Kế hoạch này thành công là nhờ Tiểu Vương, mọi người hãy vỗ tay,” hoặc treo ảnh anh ấy lên “Bức tường nhân viên xuất sắc.”
- Với người muốn phát triển: Trao cơ hội. Hãy để họ dẫn dắt nhân viên mới, tham gia các buổi đào tạo hay gặp gỡ khách hàng quan trọng cùng bạn.
- Với những “người cũ” có dấu hiệu chững lại: Tạo cảm giác cạnh tranh lành mạnh bằng cách phân bổ ít nguồn lực hơn nếu họ không đạt chỉ tiêu.
- Lỗi thường gặp:
- “San bằng” phần thưởng: mọi người đều nhận tiền thưởng như nhau, khiến người giỏi cảm thấy bất công.
- Hứa suông: nói “cuối năm sẽ có thưởng lớn” nhưng cuối cùng lại viện cớ.
6. Đào Tạo Nòng Cốt: Đảm Bảo Nhóm Có “Người Có Thể Gánh Vác”
Một nhà lãnh đạo dù giỏi đến đâu cũng không thể ôm đồm hết mọi việc. Bạn phải bồi dưỡng một hoặc hai người chủ chốt để chia sẻ gánh nặng, nếu không bạn sẽ mãi sa lầy vào những việc nhỏ.
- Cách thực hiện:
- Chọn đúng người: Không nhất thiết là người có thành tích tốt nhất. Hãy chọn người “sẵn sàng chịu trách nhiệm và học hỏi nhanh”.
- Trao “cơ hội thử và sai”: Giao cho họ một dự án nhỏ và nói: “Cứ mạnh dạn làm, tôi sẽ hỗ trợ nếu có vấn đề, nhưng trước tiên bạn phải tự tìm cách giải quyết.” Con người chỉ trưởng thành khi đối mặt với thử thách.
- Dạy “kỹ năng thực tế”: Chia sẻ những kinh nghiệm đúc kết của bạn (ví dụ: “3 bước để nói chuyện với khách hàng”, “phương pháp giải quyết xung đột”) thay vì chỉ giao việc lặt vặt.
- Trao “quyền lực thực sự”: Để họ chịu trách nhiệm “đào tạo người mới,” “sắp xếp công việc hàng ngày,” và “phê duyệt các khoản chi tiêu nhỏ.” Chỉ có quyền lực mới đi kèm với ý thức trách nhiệm.
- Lỗi thường gặp:
- Sợ “dạy trò, thầy đói”: ôm đồm mọi việc, không chịu đào tạo cấp dưới, cuối cùng càng ngày càng kiệt sức.
- “Người giỏi làm nhiều”: giao nhiều việc cho người có năng lực nhưng không mang lại lợi ích xứng đáng, khiến họ chán nản.
- Hiệu quả: Với đội ngũ nòng cốt, những vấn đề nhỏ bạn phải giải quyết sẽ giảm 70%, giúp bạn có thời gian tập trung vào việc “làm thế nào để cả nhóm kiếm được nhiều tiền hơn.”
Cạm Bẫy Cần Tránh: 3 Sai Lầm Phá Vỡ Đội Nhóm
- “Quản lý buông lỏng”: Giao việc rồi mặc kệ, không quan tâm đến tiến độ hay khó khăn của nhân viên, chỉ mắng mỏ khi có sự cố. Nhân viên sẽ nghĩ: “Sếp chẳng quan tâm, sao lại trách tôi?”
- “Công bằng với con người, không phải vấn đề”: Thiên vị người bạn thích, gây khó dễ cho người bạn không ưa. Đội nhóm sẽ cảm thấy “công sức bỏ ra là vô ích, chỉ cần có mối quan hệ tốt là được.”
- “Họp thay cho quản lý”: Tổ chức các cuộc họp vô nghĩa, nói những điều chung chung. Nếu không có hành động cụ thể, nhân viên chỉ thấy đó là sự lãng phí thời gian.
Kết Luận: Cốt Lõi Của Lãnh Đạo Là “Để Nhóm Tự Vận Hành”
Mục đích của 6 phương pháp trên không phải là biến bạn thành “lính cứu hỏa” dập lửa mỗi ngày, mà là trở thành “người xây dựng sân khấu” – bạn chỉ cần cho nhân viên biết họ cần chạy ở đâu, chạy như thế nào và phần thưởng sẽ là gì nếu họ chạy tốt.
Ban đầu, những phương pháp này có thể tốn thời gian. Nhưng nếu kiên trì thực hiện trong ba tháng, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt:
- Nhân viên biết phải làm gì mà không cần bạn thúc giục.
- Khi có vấn đề, sẽ có người đứng ra giải quyết.
- Bạn có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về chiến lược thay vì giải quyết những vấn đề vặt vãnh.
Lãnh đạo một đội nhóm không phải là “một mình bạn giỏi”, mà là “khiến mọi người trong nhóm đều giỏi”. Hãy bắt đầu từ hôm nay bằng cách thử một phương pháp đơn giản: phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm cho công việc ngày mai. Dần dần, bạn sẽ thấy việc quản lý một đội nhóm không hề mệt mỏi.
Xem thêm: Chín điều kiện để trở thành nhà quản lý có năng lực
