Một số ít nhiệm vụ chính sẽ mang lại cho bạn phần lớn kết quả, trong khi phần lớn các nhiệm vụ tầm thường sẽ tốn nhiều thời gian nhưng mang lại ít kết quả. Do đó, chúng ta phải học cách sử dụng nguyên lý Pareto để giành lại quyền kiểm soát việc phân bổ thời gian của mình. Bài viết này được biên soạn và tôi hy vọng nó sẽ truyền cảm hứng cho bạn.
Những điểm chính:
- Nguyên lý Pareto nêu rằng 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả.
- Do đó, học cách xác định các dự án và hoạt động hiệu quả nhất có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
- Việc loại bỏ các dự án và hoạt động không hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không tốn kém gì.
- Nếu bỏ cuộc không phải là một lựa chọn thì trao quyền và hợp tác là chìa khóa.
Nguyên lý Pareto nêu rằng khoảng 80% tác động đến từ khoảng 20% nguyên nhân. Trong kinh doanh, nguyên tắc chung là 80% sản lượng đến từ 20% nhân viên, 80% doanh số đến từ 20% sản phẩm, v.v.
Nguyên lý này trở nên phổ biến vào năm 1997 khi tác giả Richard Koch xuất bản cuốn sách bán chạy nhất, Nguyên lý 80/20. Tuy nhiên, lý thuyết này có thể bắt nguồn từ nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto vào cuối thế kỷ 19, người đã quan sát thấy 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của khoảng 20% dân số.
Nguyên lý này không hề bí ẩn như bạn nghĩ. Hãy tưởng tượng rằng một nửa dân số giàu nhất phải sở hữu hơn một nửa tài sản, vì nếu không, họ sẽ không phải là một nửa giàu nhất. Tương tự như vậy với các ví dụ khác. Nhưng sự mất cân bằng này thường kéo dài đến mức nào?
Nguyên lý Pareto chỉ đơn giản nêu rằng trong các phân phối tự nhiên, chẳng hạn như dân số quốc gia hoặc lượt xem trang bài viết, sự mất cân bằng thường lớn hơn mức chúng ta mong đợi. Ví dụ, dữ liệu từ năm 2024 cho thấy 85% dân số thế giới sống ở 20% quốc gia đông dân nhất.
Nguyên lý Pareto
Các nhà khoa học tự nhiên và xã hội gọi sự mất cân bằng lớn này là định luật lũy thừa. Một ví dụ khác là luật Zipf, áp dụng cho các tình huống như dân số thành phố hoặc tần suất xuất hiện của từ. Điều này cho thấy giá trị lớn nhất thường gấp đôi giá trị lớn thứ hai, gấp ba lần giá trị lớn thứ ba, gấp bốn lần giá trị lớn thứ tư, v.v.
Ví dụ, theo điều tra dân số năm 2020, thành phố New York có 8,8 triệu cư dân, nhiều hơn gấp đôi Los Angeles (3,9 triệu), nhiều hơn gấp ba lần Chicago (2,75 triệu) và gần gấp bốn lần Houston (2,3 triệu).
1. Nguyên tắc Pareto liên quan gì đến thời gian của bạn?
Điều này có ý nghĩa gì với bạn? Tôi nghĩ điều này có nghĩa là bạn thường tính toán sai số tiền bạn có thể kiếm được từ một nhiệm vụ hoặc dự án.
Tạo danh sách các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành tại nơi làm việc hoặc trong sở thích cá nhân của bạn. Nội dung của danh sách này phụ thuộc vào công việc và sở thích của bạn, và có thể bao gồm khách hàng, dự án, chủ đề viết, sách cần đọc, trò chơi cần mua hoặc chuyến đi cần lên kế hoạch, v.v. Đối với mỗi danh sách, bạn nên nghĩ về những gì bạn hy vọng đạt được từ từng dự án. Có thể đó là doanh thu từ khách hàng, hoặc lượt xem trên bài đăng trên blog, hoặc điều gì đó mơ hồ hơn như niềm vui và sự hài lòng cá nhân.
Dù là gì đi nữa, bạn cũng không nên ngạc nhiên khi không phải tất cả các mục trong danh sách này đều mang lại cho bạn lợi ích như nhau.
Nhưng Nguyên lý Pareto cho thấy sự khác biệt có thể lớn hơn nhiều so với bạn nghĩ. Có lẽ khoảng 80% thu nhập, lượt xem trang, sự phát triển bản thân, sự hài lòng và niềm vui của bạn sẽ đến từ một số ít mục trong danh sách của bạn (khoảng 20%). Điều này có nghĩa là bạn có thể từ bỏ nhiều dự án và tiết kiệm được nhiều thời gian với chi phí thấp.
2. Thiểu số quan trọng và đa số tầm thường
Trong quản lý, các mục (sản phẩm, dự án, vấn đề, v.v.) đôi khi được phân loại theo sơ đồ ABC. Các dự án “A” là 20% hàng đầu, còn được gọi là nhóm thiểu số quan trọng, đóng góp 80% kết quả. Các dự án loại “B” chiếm 30% tiếp theo, đóng góp khoảng 10% kết quả. Các dự án loại “C”, còn được gọi là phần lớn tầm thường, là 50% tệ nhất, chỉ đóng góp 10% kết quả.
Bạn nên bỏ qua phần lớn những thứ tầm thường và tập trung vào một số ít những thứ quan trọng. Nhưng làm sao để phân biệt chúng? Nếu kết quả của bạn có thể định lượng được (doanh số bán sản phẩm, lượt xem blog, v.v.), điều này có thể dễ dàng. Hãy bỏ qua những dự án tốn thời gian, ít hiệu quả và tập trung vào những dự án mang lại nhiều kết quả nhất.
Nếu kết quả bạn mong muốn mang tính chủ quan hơn, chẳng hạn như sự hài lòng cá nhân, niềm vui hoặc sự thăng tiến trong sự nghiệp, thì việc phân biệt giữa số ít quan trọng và số nhiều tầm thường sẽ trở nên khó khăn hơn. Sau đây là một số mẹo cho tình huống này. Nếu một mục trong danh sách của bạn đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện sau, thì đó có thể là mục thiểu số quan trọng.
- Ngay cả khi bạn không thích công việc này, bạn vẫn có thể khá chắc chắn rằng nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
- Thứ này sẽ khiến bạn cảm thấy tốt hơn về bản thân mình.
- Công việc này sẽ đưa bạn vào trạng thái “trôi chảy”.
Tuy nhiên, nếu một mục trong danh sách của bạn đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau thì mục đó có thể được coi là đa số dễ dàng.
- Bạn luôn trì hoãn mọi việc cho đến phút cuối.
- Công việc luôn mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi.
- Bạn không giỏi công việc này, nếu không nó sẽ khiến bạn buồn phiền.
- Những người khác mong đợi bạn hoàn thành được điều này, nhưng bạn lại không cảm thấy có cảm giác thành tựu.
3. Khi nào nên ủy quyền
Bạn không thể luôn loại bỏ phần lớn những thứ tầm thường. Trong lập trình, có một quy tắc chung là 80% chương trình được viết trong 20% thời gian và 20% mã còn lại sẽ chiếm 80% thời gian. Nhưng để toàn bộ chương trình hoạt động thì 100% mã phải được hoàn thành. Điều tương tự cũng đúng với nhiều hoạt động khác; bạn không thể từ bỏ những điều nhỏ nhặt nếu phần lớn chúng là những phần cần thiết của một điều gì đó lớn lao hơn.
Giải pháp là phân công và chuyên môn hóa. Ví dụ, Jane là một nhà phân tích tiếp thị thích thực hiện phân tích dữ liệu thực tế và vẽ biểu đồ, nhưng không thích viết báo cáo tóm tắt. Sau đó, cô ấy sẽ hoàn thành việc phân tích 20% thời gian và hoàn thành báo cáo bằng văn bản trong 80% thời gian còn lại.
Trong trường hợp này, Jane nên giao nhiệm vụ viết. Điều này không có nghĩa là giao những công việc nhàm chán cho cấp dưới. Thông thường, sự hợp tác là chìa khóa vì 80% của Jane có thể là 20% của người khác. Ví dụ, có một người khác tên là Jack, ghét phân tích thống kê nhưng lại có kỹ năng viết tuyệt vời. Với kết quả và số liệu của Jane, anh ấy chỉ có thể hoàn thành báo cáo trong 20% thời gian. Vì vậy, nếu Jane và Jack hợp tác, mọi người đều thắng.
Hãy xem lại danh sách của bạn một lần nữa. Bạn có thể giao phó những nhiệm vụ mà bạn không thích cho người khác không? Bạn có thể hợp tác với những người có kỹ năng và sở thích bổ sung cho bạn không? Điều này có thể giúp bạn tập trung vào một số việc quan trọng, ngay cả khi vẫn còn nhiều việc tầm thường cần phải làm.
Tài liệu tham khảo:
- Koch, R., (1997). Nguyên lý 80/20. New York; Doubleday.
- Grosfeld-Nir, A., B. Ronen, và N. Kozlovsky (2007). Nguyên tắc quản lý Pareto: khi nào áp dụng?, Tạp chí nghiên cứu sản xuất quốc tế, 45(10), 2317-2325
Xem thêm: 7 bước để đưa ra quyết định hợp lý hơn
