Nhiều người có thể đạt được kết quả tốt khi làm việc độc lập, nhưng lại loay hoay khi phải dẫn dắt một tập thể. Họ xử lý công việc hàng ngày rất tốt, nhưng lại lúng túng khi đối mặt với khủng hoảng. Sự khác biệt giữa một quản lý bình thường và một lãnh đạo xuất sắc không nằm ở việc họ có hoàn thành được công việc hay không, mà ở những phẩm chất bên trong giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Những phẩm chất này không phải bẩm sinh mà là kết quả của quá trình rèn luyện. Dưới đây là 6 năng lực cốt lõi giúp bạn từ một quản lý “đủ tiêu chuẩn” trở thành một nhà lãnh đạo không thể thiếu trong mọi hoàn cảnh.
1. Năng lực Xác định Phương hướng: Đi đúng đường quan trọng hơn đi nhanh
Một nhà quản lý xuất sắc biết cách tìm ra những điều thật sự quan trọng giữa một biển công việc vụn vặt. Họ không để mình lạc lối bởi những vấn đề nhỏ nhặt mà luôn tập trung vào mục tiêu lớn.
- Biểu hiện:
- Không chạy theo xu hướng mù quáng: Khi thấy người khác đang livestream, một lãnh đạo giỏi sẽ tự hỏi: “Khách hàng của mình có ở đó không?”
- Phân rã mục tiêu: Thay vì đặt mục tiêu chung chung như “tăng trưởng 50% trong năm nay,” họ sẽ chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể theo quý. Ví dụ: “Quý 1 tập trung thu hút khách hàng mới, Quý 2 tăng cường tỷ lệ mua hàng lặp lại.”
- Dẫn dắt cả nhóm: Họ hướng dẫn nhân viên: “Đừng lãng phí thời gian vào khách hàng nhỏ. Hãy tập trung vào 10 khách hàng lớn này, giá trị của họ có thể bằng 10 lần những người khác cộng lại.”
- Cách thực hành:
- Dành 30 phút mỗi ngày để suy nghĩ: Tự hỏi bản thân: “Nếu chỉ có thể làm một việc, việc nào sẽ giúp tăng gấp đôi hiệu suất?”
- Lập “Danh sách ưu tiên tuần tới”: Mỗi thứ Sáu, chỉ viết ra 3 việc quan trọng nhất. Nếu chưa hoàn thành, hãy tự hỏi: “Tại sao tôi chưa làm chúng, dù chúng rất quan trọng?”
- Bắt đầu mọi cuộc họp bằng câu hỏi: “Vấn đề này có liên quan đến mục tiêu của chúng ta không?” và loại bỏ ngay những gì không liên quan.
2. Năng lực Truyền cảm hứng: Khiến nhân viên “muốn làm việc” thay vì “bị ra lệnh”
Một lãnh đạo tài năng không phải là “người ban hành mệnh lệnh” mà là “người thắp lửa” cho cả đội. Họ hiểu rằng nhân viên không phải cỗ máy và chỉ thực sự làm việc hết mình khi được tôn trọng và cảm thấy mình có giá trị.
- Biểu hiện:
- Quan tâm đến những điều nhỏ nhặt: Nhớ những chi tiết như: “Lần trước con Tiểu Vương bị sốt, hôm nay cháu đỡ hơn chưa?”
- Khen ngợi đúng trọng tâm: Thay vì nói chung chung, hãy khen cụ thể: “Ý tưởng của bạn hôm qua rất hay. Thay vì chỉ nói về sản phẩm, bạn đã đề nghị ‘Để tôi tính toán giúp bạn.’ Điều đó hữu ích hơn nhiều!”
- Tạo lối thoát cho cấp dưới: Khi nhân viên mắc lỗi, câu hỏi đầu tiên của bạn nên là: “Tôi có thể giúp gì cho bạn?” thay vì mắng mỏ “Sao lại để chuyện này xảy ra?”
- Cách thực hành:
- Tạo “Hồ sơ nhân viên”: Ghi lại ngày sinh, hoàn cảnh gia đình, và đặc biệt là điều họ muốn học hoặc cải thiện (ví dụ: Tiểu Lý muốn học cách làm cá cảnh, Tiểu Trương muốn luyện thuyết trình).
- Trò chuyện riêng với một nhân viên mỗi tuần: Đừng chỉ hỏi về công việc, hãy hỏi: “Bạn thấy điều gì trong nhóm mình đang chưa hợp lý?”
- Tôn trọng ý kiến của nhân viên: Ngay cả khi không sử dụng đề xuất của họ, bạn có thể nói: “Ý tưởng này của bạn đã gợi ý cho tôi một cách làm mới. Chúng ta có thể thử XX.” Điều này khiến họ cảm thấy mình có đóng góp.
3. Năng lực Đối mặt Thách thức: Đứng ra gánh vác trong khủng hoảng
Khi gặp vấn đề, người quản lý bình thường sẽ hỏi: “Tôi nên làm gì?”. Người lãnh đạo xuất sắc sẽ nói: “Tôi sẽ tìm ra cách giải quyết.” Gánh vác trách nhiệm không phải là ép buộc, mà là tự tin có khả năng giải quyết vấn đề.
- Biểu hiện:
- Không đổ lỗi: Nếu một dự án thất bại, hãy nói với cấp trên: “Tôi đã không suy nghĩ kỹ,” rồi sau đó mới cùng nhóm phân tích nguyên nhân.
- Biết cách tận dụng nguồn lực: Khi gặp vấn đề kỹ thuật, họ dám nhờ bộ phận kỹ thuật giúp đỡ, và cũng biết cách “mang theo ly trà sữa để dễ trò chuyện.”
- Bao che cho nhóm: Nếu cấp dưới không chốt được hợp đồng, họ sẽ nói: “Không sao, tôi sẽ đi cùng bạn lần nữa, chỉ cần lắng nghe tôi lần này thôi.” Nhưng lần sau, họ lại để cấp dưới tự làm.
- Cách thực hành:
- Khi gặp vấn đề, hãy liệt kê ít nhất 3 giải pháp trước khi xin ý kiến người khác.
- Lập một “danh sách trợ giúp”: những người bạn có thể nhờ cậy về tài chính, truyền thông, hay đàm phán để khi cần, bạn biết phải tìm ai.
- Chuẩn bị cho tình huống xấu nhất: Bắt đầu một dự án, hãy nghĩ trước: “Nếu mọi việc thất bại, mình sẽ phải gánh chịu hậu quả gì?” và chỉ đồng ý khi bạn có khả năng chịu đựng.
4. Năng lực Ủy quyền Rõ ràng: Để chuyên gia làm việc của họ
Lãnh đạo xuất sắc không phải là “người biết tuốt” mà là “người cầm lái thông minh.” Họ không ôm đồm công việc của cấp dưới mà đảm bảo mỗi người đều được phát huy tối đa năng lực.
- Biểu hiện:
- Không can thiệp vào tiểu tiết: Chấp thuận bản kế hoạch của cấp dưới miễn là định hướng chung đã đúng, thay vì nói: “Tôi nghĩ bạn nên viết như thế này.”
- Trao quyền đi kèm trách nhiệm: Giao cho Tiểu Trương phụ trách khâu nhập hàng và nói: “Bạn có thể quyết định mua bao nhiêu, nhưng bạn phải chịu trách nhiệm nếu thiếu hàng.”
- Bảo vệ những “người tài năng nhưng khó tính”: Họ hiểu Tiểu Lý tuy nóng tính nhưng lại chốt được nhiều đơn. Họ sẽ nói: “Chỉ cần cô xử lý được khách hàng, việc của cô cứ để tôi lo.”
- Cách thực hành:
- Liệt kê những việc bạn không nên làm, ví dụ: “để bộ phận bán hàng xử lý liên lạc với khách hàng và để trợ lý làm báo cáo.” Điều này buộc bạn phải buông bỏ.
- Trước khi đưa ra ý tưởng, hãy hỏi cấp dưới: “Bạn nghĩ việc này nên được thực hiện như thế nào?”
- Mỗi khi bạn mắc lỗi “ôm đồm việc của cấp dưới”, hãy tự phạt mình bằng cách tổ chức một buổi chia sẻ nhóm, để tự nhắc nhở bản thân.
5. Năng lực Đảm bảo Công bằng: Ai làm nhiều hưởng nhiều
Lãnh đạo giỏi luôn nhìn thấy ai thực sự làm việc chăm chỉ và ai đang lười biếng. Công bằng không phải là san sẻ đều cho tất cả, mà là tuân theo nguyên tắc “làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít.”
- Biểu hiện:
- Phần thưởng không được chia đều: Khen thưởng nhân viên xuất sắc nhất 10 triệu đồng, còn người bình thường 2 triệu. Không có câu “Mọi người đều đã làm việc chăm chỉ, vậy là đủ rồi.”
- Chỉ trích vấn đề, không chỉ trích con người: Nếu cả Tiểu Vương và Tiểu Lệ đều đến muộn, hãy xử lý công bằng thay vì nương tay cho người bạn yêu thích hơn.
- Phân bổ nguồn lực không thiên vị: Khách hàng “VIP” được giao cho “người có năng lực xử lý họ,” chứ không phải người có mối quan hệ tốt với bạn.
- Cách thực hành:
- Tạo “phiếu ghi chép đóng góp”: Cuối tháng, dựa vào phiếu ghi chép (ai ký được hợp đồng lớn, ai giải quyết được vấn đề khó, ai giúp đỡ đồng nghiệp), hãy trao thưởng xứng đáng.
- Trong cuộc họp, hãy ưu tiên lắng nghe những người ít nói trước, sau đó mới đến những người giỏi ăn nói.
- Khi ai đó phàn nàn về “sự bất công,” đừng giải thích. Hãy cho họ xem hồ sơ và nói: “Tháng này bạn đã làm được XX, còn anh ấy thì làm được XX.”
6. Năng lực Linh hoạt: Không bị mắc kẹt trong “kinh nghiệm cũ”
Thị trường thay đổi, nhân viên thay đổi. Một lãnh đạo giỏi sẽ không nói “Tôi vẫn luôn làm theo cách này” mà sẽ hỏi: “Liệu cách này bây giờ còn hiệu quả không?”
- Biểu hiện:
- Chủ động thay đổi khi phương pháp cũ không hiệu quả: Nếu trước đây bạn dùng điện thoại để tìm khách hàng, giờ thấy họ xem video ngắn, hãy chủ động học cách quay video.
- Lắng nghe lời khuyên của người trẻ: Khi một nhân viên Gen Z nói: “Khách hàng bây giờ thích giao tiếp bằng biểu tượng cảm xúc,” hãy thử áp dụng thay vì gạt đi.
- “Dọn kho” thường xuyên: Loại bỏ ba “quy tắc từng hiệu quả nhưng giờ không còn hữu ích” mỗi năm, ví dụ: “phải mặc vest khi đi làm” hay “báo cáo hàng ngày phải viết tay.”
- Cách thực hành:
- Hàng tháng, trò chuyện với nhân viên mới và hỏi: “Bạn thấy chúng ta đang làm điều gì kỳ lạ không?”
- Lập một “danh sách thử nghiệm”: “Tháng này thử livestream, tháng sau thử hợp tác liên phòng ban.”
- Hãy bỏ ba từ “Ngày xưa tôi” ra khỏi miệng và thay thế bằng “Hãy thử xem.”
Cạm bẫy cần tránh: 3 “Thành tích giả” gây hại cho đội nhóm
- Nói hay làm dở: Bạn nói những điều to tát nhưng nhân viên thấy những gì bạn nói và làm không đồng nhất. Dần dần, không ai còn tin bạn.
- Khiêm nhường với cấp trên, nghiêm khắc với cấp dưới: Hành động này khiến nhân viên nghĩ bạn chỉ xứng đáng làm “người đi theo,” chứ không phải một lãnh đạo thực sự.
- Theo đuổi “hoàn hảo” dẫn đến trì hoãn: Bạn chỉnh sửa một bản kế hoạch 10 lần và vẫn chưa hài lòng, lãng phí thời gian của cả đội.
Kết luận: Trở thành lãnh đạo không phải là “biết tất cả,” mà là “biết bản thân”
Một lãnh đạo xuất sắc không phải là người giỏi mọi thứ, mà là người hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình, chủ động phát huy thế mạnh và biết cách dựa vào người khác để bù đắp điểm yếu.
Họ có thể nhìn rõ phương hướng để đội nhóm không chạy lung tung. Họ có thể thúc đẩy mọi người để ai cũng sẵn sàng cống hiến. Họ có thể chịu trách nhiệm để đội không sợ thất bại. Họ có thể ủy quyền để mỗi người đều được phát huy năng lực. Họ có thể duy trì sự công bằng để mọi người đều muốn cạnh tranh một cách lành mạnh. Và họ có thể linh hoạt để luôn bắt kịp thời đại.
Bạn không cần rèn luyện tất cả cùng một lúc. Hãy chọn một phẩm chất bạn cảm thấy mình yếu nhất, ví dụ “công bằng,” và bắt đầu thay đổi từ hôm nay. Khi chia thưởng, đừng chia đều. Hãy thưởng thêm 500 nghìn đồng cho người làm việc chăm chỉ nhất và xem phản ứng của cả nhóm.
Hãy nhớ: Sự xuất sắc không phải là thứ bẩm sinh, mà là kết quả của sự cải thiện từng chút một. Sau sáu tháng, bạn sẽ thấy tên mình chuyển từ “quản lý đó” thành “sếp của chúng ta.” Đó chính là minh chứng rõ ràng nhất cho năng lực lãnh đạo của bạn.
Xem thêm: Chín điều kiện để trở thành nhà quản lý có năng lực
