kỹ năng làm việc hiệu quả

Không hoàn thành công việc là một vấn đề nghiêm trọng hiện nay tại bất kỳ nơi làm việc nào, bạn hãy thử hỏi bất cứ người quản lý dự án nào mà xem. Những công việc không được hoàn thành thường gây ra hậu quả là khiến mọi việc chồng chất lên nhau, làm cho một việc vốn có thể làm được lại trở nên khó khăn hơn, thậm chí là không thể hoàn thành.

Để tránh vấn đề này chúng ta phải thực hiện một lịch trình và chăm chỉ hoàn thành những gì bạn phải làm trước những gì bạn muốn làm. Dưới đây là một số gợi ý cho những ai muốn thoát khỏi những thói quen trì hoãn, và trở thành một người có năng suất hơn. Thiết lập ưu tiên có thể là cách hiệu quả để tránh sự trì hoãn.

Dưới đây là 8 cái bẫy chết người khiến chúng ta không thể làm việc hiệu quả.

Kỹ năng mềm – 8 cái bẫy khiến bạn không thể hoàn thành công việc hàng ngày

1. Kỳ vọng không rõ ràng

Tạo ra những kì vọng rõ ràng là nền tảng của sự thành công. Chúng ta đều đã được nghe về các mục tiêu SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể làm được, Realistic – Thực tế, và Time Bound – Có thời gian ràng buộc). Khi bạn xác định, hãy giao tiếp và thực hiện những kỳ vọng rõ ràng, thói quen này sẽ giúp bạn khác biệt với những người còn lại. Cũng nhớ thêm vào ba yếu tố số lượng, chất lượng, và tốc độ. Thay vì nói, “hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất có thể”, hãy nói “hoàn thành những việc x, được đo lường hoặc phê duyệt bởi y, với tốc độ z mỗi giờ / ngày / tuần”.

Cách tiếp cận gắn kết với mục tiêu SMART này sẽ đưa bạn và tổ chức của bạn đến thành công. Hãy đối mặt với việc chúng ta cảm thấy một chút lười biếng lúc này hay lúc khác, và đó là một phần bản chất của con người. Đặc tính lười biếng này có thể xuất hiện khi chúng ta muốn có được một cái gì đó tầm thường, hoặc khi chúng ta muốn thực hiện một điều gì đó quan trọng. Đừng để sự lười biếng nắm kiểm soát trong giai đoạn kỳ vọng của các hoạt động, điều này chắc chắn sẽ quay trở lại tấn công bạn sau đó!

2. Không tuân theo kế hoạch

Hãy lập cho mình hai danh sách, một cho những việc cần làm và một cho những việc không nên làm. Đây là bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch và thực hiện. Điều này giúp bạn có được những ưu tiên rõ ràng cũng như để có được những nhiệm vụ thực hiện đúng thời hạn. Lập một lịch trình cũng liên tục nhắc nhở bạn về tất cả những điều bạn cần làm và liệt kê chúng để bạn hoàn thành từng công việc.

Cách tiếp cận này cho phép bạn thấy được toàn cản các công việc và thậm chí nó làm cho những gì bạn có thể đã nghĩ là khó khăn dường như đơn giản hơn. Phương pháp này đặc biệt có hiệu quả nếu bạn hoàn thành những nhiệm vụ khó khăn đầu tiên, nhanh chóng gạch chúng ra khỏi lịch trình của bạn, sau khi hoàn thành chúng bạn có thể tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ dễ dàng hơn với một tâm trạng thư giãn.

3. Cho phép sự xao lãng

Trước tiên bạn phải xác định điều gì ngăn bạn làm việc hiệu quả và những gì khiến bạn rơi vào cảm giác lười biếng. Tivi? Điện thoại? Trò chơi điện tử? Hoặc có thể là chính chiếc ghế thoải mái của bạn khiến bạn chỉ muốn ngả mình lên thay vì làm việc?

Hãy xác định các yếu tố khiến bạn mất tập trung và tránh xa chúng ra. Trách nhiệm quan trọng hơn. Nếu bạn không thể tin tưởng chính mình để làm việc đó, tìm một ai đó giúp bạn có trách nhiệm.

Xem thêm 15 Bí Quyết Để Tập Trung Cao Độ

4. Bắt đầu trễ

Giai đoạn bắt đầu thường là chông gai nhất. Đôi khi không phải là công việc khó khăn, mà chính là suy nghĩa của bạn khiến cho chúng trở nên khó khăn hơn. Bắt đầu với một vài nhiệm vụ dễ dàng trước, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự lười biếng của bạn đã biến đi đâu mất. Đó là bởi vì một khi bạn quyết định để bắt đầu, quyết định được thông qua và bạn chỉ việc tiến về phía trước. Để tăng năng suất, bạn bắt buộc phải xác định nơi và việc mình cần bắt đầu.

5. Không ưu tiên

Lập kế hoạch hiệu quả là cách tốt nhất để tránh thất bại trong việc hoàn thành công việc của bạn. Bạn phải chuẩn bị một danh sách những việc “phải làm” khi được giao một công việc. Chúng ta phải hoàn thành công việc của mỗi ngày để tránh áp lực của việc phải hoàn thành các yêu cầu ở cuối mỗi dự án hoặc công việc. Chúng ta phải bắt đầu bằng cách tạo ra các kế hoạch dài hạn, cho từng tháng, từng tuần, và sau cùng là từng ngày. Thói quen này sẽ giúp cho chúng ta tập trung vào bức tranh lớn hơn và chúng ta biết rằng chúng ta đang thực hiện một cái gì đó lớn hơn 30 ngày làm các công việc riêng lẻ.

Xem thêm 7 Bước Hoạch Định Và Hoàn Thành Mục Tiêu

Bạn phải biết giá trị của công việc của bạn. Mục tiêu của bạn nên đạt được đúng hoặc trước thời hạn; hãy chắc chắn rằng bạn có ý thức về mục tiêu củ mình. Đảm bảo rằng bạn lên kế hoạch làm hết công suất của bạn với các nguồn lực mà bạn có (thời gian, tiền bạc, con người, kiến ​​thức, …) Bạn phải biết số lượng công việc bạn có thể làm mỗi ngày. Hầu hết chúng ta “hứa nhiều, làm ít”; nếu bạn có thể nắm vững cách khắc phục 8 cái bẫy chết người trong bài viết này, bạn sẽ đảo ngược xu hướng đó. Như đã đề cập trước đó, trách nhiệm là một nguyên tắc quan trọng để chứng minh những gì bạn có thể làm.

6. Trì hoãn

Sự chần chừ là sát thủ tự nhiên của sự thành công. Hãy luôn nghĩ về những hậu quả của việc không hoàn thành công việc khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ, dự án, chứ không phải khi thời hạn đã gần kề. Suy nghĩ này cộng với hình ảnh của thành công sẽ là một sự kết hợp hoàn hảo để tiếp thêm động lực cho bạn.

Lý do chính khiến chúng ta trì hoãn là do chúng ta đang bơi trong một biển đầy những phiền nhiễu. Với quyền truy cập chỉ bằng cách sử dụng một phím tắt máy tính hoặc một cú chạm màn hình điện thoại, chúng ta có thể ngay lập tức được đưa đến gần như bất kỳ thế giới nào khác; xu hướng này chắc chắn sẽ tiếp tục gây thêm phiền nhiễu cho chúng ta nếu như ta không có cách khắc phục.

Xem thêm 5 Cách Khoa Học Giúp Đánh Bại Sự Trì Hoãn

7. Trễ thời hạn

Điều đầu tiên có thể nhận ra là hầu hết thời hạn là tùy ý. Điều này không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua các thời hạn, mà nó có nghĩa là bạn có thể đặt câu hỏi về chúng. Tuy nhiên, việc đặt câu hỏi cần phải xảy ra vào lúc bắt đầu dự án hoặc hoạt động, chứ không phải là khi thời hạn đến gần, điều này chỉ làm cho bạn như không đủ năng lực.

Việc không hoàn thành nhiệm vụ  thường gắn với thói quen trì hoãn những việc quan trọng nhất và thực hiện những việc ít quan trọng nhất. Điều này thực tế có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng đối với thành công và cho tổ chức của bạn. Mỗi lần chúng ta trì hoãn các dự án của khách hàng, chúng ta tạo ra một mảnh nghi ngờ trong tâm trí của họ đối với các dự án tiếp theo. Việc có được khách hàng và xây dựng lòng tin cần đến một thời gian dài để phát triển, nhưng có thể bị mất đi chỉ trong khoảnh khắc.

Chỉ cần cung cấp nhanh hơn một chút so với cần thiết hoặc nhanh hơn so với đối thủ cạnh tranh, đó là những gì khiến bạn khác biệt và tiếp tục đóng góp vào việc xây dựng niềm tin. Ham muốn của con người thúc đẩy chúng ta trì hoãn các hoạt động khiến chúng ta không mấy vui vẻ, nhưng một lần nữa đây là nơi mà tính trách nhiệm sẽ phân biệt những người có màn biểu diễn tuyệt vời và những người yếu kém. Hãy đấu tranh với những lời biện hộ và luôn giữ trách nhiệm.

8. Xem nhẹ tính hiệu quả

Bạn phải có hiệu quả ngoài việc có năng suất. Hiệu quả nghĩa là nhanh hơn, tốt hơn với giá thành rẻ hơn. Hiệu quả là đưa các kế hoạch vào đúng chỗ để bạn không cần phải ép buộc mình làm việc nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Chúng ta luôn có thể kéo dài thêm thời gian hoàn thành công việc, nhưng nó luôn đi kèm với một khoản chi phí nào đó cho bạn, gia đình bạn hoặc tổ chức của bạn. Thời gian là một thứ hàng hóa có hạn, thời gian mà bạn lấy thêm để làm việc chính là thời gian mà bạn hi sinh cho một việc khác.

Hãy chắc chắn rằng bạn nhận thức được về những sự đánh đổi của mình và chúng không bị gây ra bởi sự thiếu hiệu quả của bạn. Những người trì hoãn luôn cố gắng trì trệ công việc của mình vì họ nghĩ rằng họ có đủ thời gian. Hành vi lảng tránh này khiến cho tiềm nằng thành công của bạn có nguy cơ. Tất cả chúng ta phải làm việc thông minh hơn chứ không phải cật lực hơn. Sự hiệu quả chính là chìa khóa để làm việc thông minh hơn. Hãy lập kế hoạch phía trước cho phép chúng ta có một tốc độ hợp lý hơn khi đang làm những công việc khó khăn hoặc không mấy hứng thú.

Vì vậy, khi ngày mai bắt đầu, hãy làm tất cả mọi thứ bạn có thể để tránh 8 cái bẫy chết người – làm cho bạn thất bại trong việc hoàn thành công việc hàng ngày. Tổ chức của bạn sẽ cảm ơn bạn về trách nhiệm và những thành tích trong công việc của bạn.

Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ với bạn bè của bạn nhé!

Xem thêm Đừng Để Thất Bại Vì 7 Lý Do Sau

Vui lòng ghi rõ nguồn ima.edu.vn khi trích dẫn bài viết này