Khi bạn dành nhiều thời gian và tâm trí đầu tư cho việc tổ chức kế hoạch và sắp xếp các mục tiêu ưu tiên trước khi bắt tay vào công việc, bạn sẽ làm được nhiều việc hữu ích hơn với tốc độ nhanh hơn. Brian Tracy, một diễn giả nổi tiếng người Mỹ, đã giới thiệu một kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên gọi là Phương pháp ABCDE.
Sức mạnh của phương pháp này tính chính là tính đơn giản, dễ thực hiện. Bạn chỉ cần khởi đầu một ngày làm việc bằng việc liệt kê ra giấy danh sách tất cả những công việc cần thực hiện trong ngày. Sau khi hoàn tất danh sách, hãy chuyển sang bước tiếp theo: xác định mức độ ưu tiên từ quan trọng nhất đến không quan trọng bằng cách đánh dấu các chữ cái A, B, C, D, và E bên cạnh.
Kỹ năng mềm – Xác định mức độ ưu tiên trong công việc bằng phương pháp ABCDE
“A” là những việc thiết yếu, nhất định phải làm nếu bạn không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc.
Đây có thể là việc tiếp xúc một khách hàng quan trọng, ký hợp đồng hay hoàn thành một bản báo cáo gửi cho cấp trên để sử dụng cho buổi họp ban giám đốc sắp tới… Nếu có nhiều công việc loại “A”, hãy bổ sung ký hiệu phụ bên cạnh như A-1, A-2, A-3,…trong đó A-1 là công việc phức tạp nhất, khó khăn nhất mà bạn buộc phải giải quyết.
“B” đánh dấu những việc nên làm, tuy nhiên các công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối mà thôi.
Những nhiệm vụ “B” này có thể sẽ khiến ai đó cảm thấy phiền lòng hoặc không vui nếu bạn không hoàn thành, tuy nhiên chúng vẫn không quan trọng và cấp thiết bằng các nhiệm vụ “A”. Những nhiệm vụ này có thể là kiểm tra lại thông tin cuộc họp từ email gởi đến, trả lời tin nhắn để lại qua hộp thư thoại… Có một nguyên tắc mà bạn cần tuân thủ là không bao giờ bắt tay vào việc “B” khi vẫn còn một việc “A” nào đó chưa hoàn tất. Đừng để tâm trí bị chi phối bởi những chi tiết không đáng kể.
“C” là nhóm những việc vô thưởng vô phạt.
Đây là những việc “nếu làm được thì vẫn tốt hơn” và nhìn chung sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng nào nếu bạn không thực hiện. Ví dụ như gọi điện thoại cho bạn bè, thưởng thức một tách cà phê, cùng ăn trưa với đồng nghiệp, hay làm một việc riêng nào đó trong giờ hành chính… Những việc đại loại như thế hầu như không ảnh hưởng đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn.
Có thể bạn quan tâm: Nguyên tắc 80/20 – Không Còn Lãng Phí Thời Gian Của Bạn Nữa
“D” dành cho những việc có thể giao phó.
Nhưng bạn lưu ý là chỉ nên phân công cho người khác những nhiệm vụ mà họ có thể hoàn thành tốt để bạn tập trung vào những công việc nhóm “A” – nhóm công việc chỉ mình bạn có đủ năng lực và thẩm quyền để giải quyết.
Cuối cùng, “E” tượng trưng cho nhóm công việc có thể gạt bỏ, bởi chúng không hề mang lại chút giá trị nào.
Các công việc nhóm E có thể đáng làm tại thời điểm này, nhưng xét trên tổng thể thì chúng không mang lại lợi ích gì cho bản thân bạn hay người nào khác. Thông thường thì đó là những việc bạn chỉ làm theo thói quen hay vì bạn bất chợt thấy hứng thú với công việc đó.
Bạn nên thực hành phương pháp ABCDE này mỗi ngày và áp dụng chúng khi lập danh sách công việc hay dự án hàng tuần hoặc hàng tháng. Khi điều này trở thành một thói quen, thành công của bạn sẽ được xây dựng trên cơ sở vững bền hơn 🙂
Ghi rõ nguồn ima.edu.vn khi trích dẫn bài viết này
Mời bạn xem thêm: 10 Thứ Gây Lãng Phí Thời Gian Mà Cuộc Sống Của Bạn Không Cần Tới
